Geral - 26/07/2014

O guia do designer para fazer tudo no prazo

THE DESIGNER’S GUIDE TO MEETING EVERY SINGLE DEADLINE
Por Karl Hodge – creativebloq.com
Traduzido por Ricardo Gonçalves

Ser organizado não é difícil – você só precisa de um sistema. Aqui está um fácil de por em prática.

Como designers, estamos sempre lidando com várias tarefas ao mesmo tempo – seja lidando com consultas de clientes, se atualizando com a contabilidade ou garantindo que haverá trabalho no mês que vem. E acima de tudo isso, temos trabalho de verdade para fazer. Você sabe, coisas de design.

Se você já não tem um sistema para gerenciar todas as suas responsabilidades, você precisa de um. Felizmente, alguém já apareceu com um sistema de gerenciamento de tarefas que é ideal para os criativos. Chama-se “Getting Things Done”(algo como “Tendo Coisas Feitas”), ou GTD – e nós vamos te mostrar como ele pode reduzir o seu nível de estresse e lhe dar mais tempo para realmente fazer design.

Menos estresse

Criado pelo guru de negócios David Allen, Getting Things Done é baseado numa filosofia de base. Ele sugere que o estresse vem de carregar coisas inacabados na cabeça. Seja um compromisso que você não tenha conseguido marcar ou uma ligação que você continua adiando, essas coisas te distraem durante o dia e o importunam à noite.

Estresse é responsável por 10,4 milhões de horas de trabalho por ano, de acordo com a Health and Safety Executive. Quanto mais organizado você é, mais tempo você economiza.

Estresse é coisa séria. Na pior das hipóteses, ele pode até te matar – com centenas de milhares de pessoas adoecendo por conta do estresse todo ano. Antes de te matar, o estresse te deixa miserável, exausto e compromete sua produtividade. Enfim: reduza seu estresse e você será um designer muito melhor.

Comece com Getting Things Done. É um método estruturado para gerenciar todas as suas tarefas inacabadas. Ele te dá um fluxo de trabalho consistente que você pode usar para gravar cada trabalho e responsabilidade em uma lista e então, fazer suas tarefas.

David Allen escreveu seu best-seller sobre a técnica em 2002 e desde então tem sido constantemente revisado. Nós altamente o recomendamos. Porém, mesmo sem ler o livro, é fácil entender os princípios básicos. Essencialmente, existe um fluxo de trabalho composto por cinco estágios: coletar, esclarecer, organizar, refletir e, por último, envolver-se. Vamos dar uma olhada em cada uma deles:

1 – Coletar

Nesse estágio você fará uma exaustiva lista de tarefas; tudo o que você tem que fazer e tudo o que você quer fazer. Todas elas vão para uma ‘caixa de tarefas’. (Nota: esta abordagem exclui algumas ferramentas do gerenciamento de tarefas desde o inicio, já que elas requerem que você insira prazos e categorize os itens que for adicionando. No GTD, isso acontece nas próximas duas etapas.)

2 – Esclarecer

Começando do topo da sua lista, você irá categorizar todas as suas tarefas por prioridade. Algumas você  será capaz de fazer na hora – outras terão que esperar. Algumas você será capaz de dar um prazo enquanto outras podem ser encarregadas a outras pessoas. Como designer, algumas das suas tarefas já terão datas de entregas específicas para a entrega aos clientes. Também é útil criar suas próprias metas ao longo do caminho, para poder se organizar.

3 – Organizar

Agora coloque suas tarefas em listas. O livro “Getting Things Done” sugere classificar as tarefas de acordo com ‘contextos’. Por exemplo, uma lista chamada ‘emails a serem enviados’ ou ‘ligações a fazer’. Como designer, você pode precisar de contextos mais específicos – como ‘enviar para impressão’ ou ‘clientes a serem cobrados’.

4 – Refletir

Reflexão é uma parte importante do fluxo de trabalho; isso significa checar reguladamente sua lista de tarefas para ver se há algo a ser feito e ir adicionando itens que não estão lá. O site do GTD sugere checar sua lista uma vez a cada semana – mas no mundo de mudanças rápidas do design, você pode ter que começar todos os dias revisando e re-priorizando suas tarefas.

5 – Envolver-se

Toda essa preparação dos estágios 1 ao 4 foi por isso: estágio 5, fazer suas tarefas. Você pode trabalhar por toda sua lista de tarefas, sem se preocupar com todas as coisas que você não fez, se sentindo menos estressado e mais no controle.

Pondo em prática

Vamos dizer que você está começando a semana com uma série de posteres e designs de embalagens para entregar, uma reunião com o cliente para preparar e várias cobranças para fazer da semana passada. Você também tem que correr atrás de um cliente para esclarecer informações antes que você possa começar a trabalhar.

O livro de 2002 de David Allen se tornou um best-seller internacional.

A primeira coisa que você precisa fazer é uma lista global de “afazeres” baseada em todo aquele trabalho – coloque tudo em um único lugar. Depois, veja quais trabalhos podem ser feitos imediatamente. Emails para clientes entram nessa categoria.

Você tem um prazo fixo para entregar o design completo, então divida esse trabalho em partes e decida quais as partes você pode fazer imediatamente e quais tem que deixar para mais tarde. Depois você pode deixar tempo para reuniões e cobranças.

Continue separando em partes

Quando você já tiver feito isto, cada tipo de atividade vai em sua própria categoria. GTD fala sobre contextos (por exemplo, agrupamento de trabalhos que você faz enquanto está em um lugar especifico), mas você pode lidar com isso da maneira que melhor funcionar de forma lógica para você.

Uma vez que você começar a tratar todos os seus trabalhos assim, suas listas vão crescer, a medida que você as revê diariamente – mas você também tem a recompensa psicológica de completar tarefas.

É assim, hipoteticamente, que se aplica o GTD para o trabalho do designer. Você pode simplificar as coisas ainda mais usando um aplicativo de gerenciamento de tarefas com o fluxo de trabalho do GTD.

Ferramentas que você pode confiar

Nós usamos vários aplicativos de gerenciamento de tarefas diferentes com o passar dos anos, e o Todoist é o melhor que encontramos. Com vários atalhos de teclado, Todoist agora tem uma interface amigável que serve para aplicar facilmente o básico do GTD.

Você pode rapidamente adicionar tarefas lá – com vários níveis de detalhe. Você pode também dar datas para cada tarefas, além de 4 níveis de prioridade (alta, média, baixa ou nenhuma).

Todoist tem evoluído rapidamente enquanto seus concorrentes Remember the Milk e Toodledo estão presos no passado.

Você pode organizar suas tarefas do Todoist em projetos. Por exemplo, você pode criar um projeto genérico, e depois dividi-lo em subprojetos: emails, “pitching” (“defesa oral”), cobranças e por aí vai.

Tudo é inteiramente aberto e dependente de você. Cada projeto (ou subprojeto) pode ter suas respectivas cores. E como um incentivo extra, Todoist “gamifica” sua produtividade, colocando sua eficiência em um gráfico – como se você precisasse de mais algum encorajamento.

Existe uma versão online com aplicativos para Android e iOS, além de plug-ins para Chrome e Gmail. O aplicativo é grátis, mas se você quiser pode se registrar na versão paga para mais funcionalidades como anotações embutidas e filtragem de tags. Isso vai te custar R$29 (U$64) por ano.

O aplicativo de GTD complexo My Life Organized tem uma estrutura de preços que te da dor de cabeça, mas os aplicativos mobile estão entre os melhores gerenciadores de tarefas que existem.

Outra ferramenta que vale a pena olhar é a My Life Organised (MLO). Esse aplicativo foi construído com a abordagem do GTD desde o principio. Não existem versões para Mac, porém existem versões para iOS, Blackberry, Android, Windows Mobile e Windows. Outro ponto negativo é que não existe uma versão para navegadores, mas você pode comprar um armazenamento na nuvem por  U$14,95 (R$33) por ano.

A versão básicas mobile é grátis, então a inscrição na nuvem é tudo o que você tem que pagar se estiver usando em um iPhone ou iPad. O acesso a algumas funções requer que você atualize para a versão paga do MLO, que tem preços diferentes dependendo da plataforma. Mas existe uma versão para teste de 45 dias então você terá tempo o suficiente para se decidir.

My Life Organised utiliza todo o jargão de definição do GTD. E apesar de sua interface ser similar a do Todoist, ele é um pouco mais complexo. Se você realmente quer aplicar o GTD, isso lhe dará as ferramentas que você precisa para seguir firmemente a técnica.

Mais tempo para design

Por fim, no entanto, não são as ferramentas que você usa, mas a mudança geral na abordagem é o que importa. Você pode aplicar o básico do GTD utilizando o gerenciador de tarefas do Microsoft Outlook, uma planilha ou até mesmo um enorme quadro branco acima da sua mesa de trabalho. No site do GTD você pode comprar modelos e guias que irão te ajudar a configurar ferramentas mais comuns como o Evernote ou usar aplicativos para iOS.

O que importa é que o GTD lhe dá uma maneira confiável de organizar seu tempo e prazos. Tudo o que te ajuda a continuar seu trabalho e projetos tem que ser bom.

Qual sistema você usa para organizar seu trabalho? Deixe-nos saber nos comentários!